8 techniques de gestion des stocks pour augmenter vos bénéfices

Le terme « stock » m’effrayait. En tant que caissière à mi-temps durant mes années d’études au lycée, le mot « stock » n’avait qu’une seule signification : beaucoup de calcul. Les propriétaires d’entreprise ont souvent l’habitude de réaliser un inventaire en fin d’année en comptant tous leurs produits physiques et en s’assurant que les quantités correspondent à celles qui sont répertoriées. Pour les grandes sociétés, comme celle pour laquelle je travaillais, il s’agit généralement d’une tâche ardue qui requiert la collaboration de tous les employés.

Aujourd’hui, je me rends compte de l’importance d’une gestion des stocks optimisée. Le stock équivaut à de l’argent ; vous avez dépensé de l’argent pour en faire l’acquisition, et vous le revendrez en réalisant probablement un bénéfice.

L’importance de la gestion des stocks

L’acquisition et l’entreposage des stocks nécessitent beaucoup d’argent ; c’est pourquoi une bonne gestion des stocks est essentielle à la croissance d’une entreprise. Le fait d’avoir du stock peut avoir un impact positif ou négatif sur votre activité, en fonction de la façon dont vous le gérez ; il en est de même pour la gestion de vos flux de trésorerie.

Une bonne gestion des stocks vous permet d’économiser de l’argent

Une gestion des stocks optimisée vous permet d’économiser de l’argent, et ce, de plusieurs façons :

La péremption des produits est évitée

Si vous vendez des produits qui possèdent une date d’expiration (comme les produits alimentaires ou les produits de maquillage), vous rencontrerez des difficultés si vous ne réussissez pas à vendre votre stock à temps. Une gestion des stocks optimisée vous permettra d’éviter que vos produits ne se périment.

Vous évitez les stocks morts

Un stock mort ne peut plus être vendu, mais pour des raisons autres que la péremption des produits. Il se pourrait que vos produits soient devenus démodés, non adaptés aux saisons à venir, ou tout simplement sans importance. En gérant efficacement vos stocks, vous pourrez éviter les stocks morts.

Vous économisez sur les coûts d’entreposage

Les coûts d’entreposage sont des coûts variables, ce qui signifie qu’ils varient en fonction de la quantité de produits entreposée. Si vous détenez trop de produits en stock ou que vous ne réussissez pas à vendre certains articles, vos coûts d’entreposage augmenteront. Vous pourriez économiser de l’argent en évitant que cela se produise.

Une bonne gestion des stocks améliore les flux de trésorerie

Une bonne gestion des stocks vous permet non seulement d’économiser de l’argent, mais également d’optimiser les flux de trésorerie, et ce, de différentes façons. Comme mentionné auparavant, vous avez probablement dépensé de l’argent pour acquérir votre stock, et vous allez le revendre pour réaliser un bénéfice. Mais, tant que vous ne l’avez pas revendu, votre stock n’équivaut en aucun cas à de l’argent. Pensez-vous être en mesure de payer votre loyer avec 500 étuis pour iPhone ?

C’est pourquoi il est important de tenir compte du stock dans le cadre de votre gestion des flux de trésorerie. Le stock affecte à la fois les ventes et les dépenses, puisque vous vous fondez dessus pour connaître la quantité de produits que vous pouvez vendre et que vous devez commander. Cela influe considérablement sur la quantité de liquidités disponibles. Une bonne gestion des stocks se traduit par une meilleure gestion des flux de trésorerie.

Un bon système de gestion des stocks vous permettra de connaître avec exactitude la quantité de produits dont vous disposez, et en vous fondant sur les ventes, vous pourrez réaliser des projections pour connaître le moment où vous devrez commander de nouveau certains articles déterminés. Cela vous permettra non seulement d’éviter de perdre des ventes (ce qui est vital pour l’optimisation des flux de trésorerie), mais également d’avoir assez de liquidités disponibles pour mieux planifier vos commandes futures.

L’argent dépensé pour l’acquisition des stocks est de l’argent qui n’est pas consacré à la croissance de l’entreprise. Gérez-le judicieusement.

8 techniques de gestion des stocks

La gestion des stocks est une activité personnalisable qui varie en fonction de chaque entreprise. Cependant, tous les entrepreneurs doivent faire leur possible pour tenter d’éliminer le risque d’erreur humaine du processus de gestion des stocks. Cela signifie qu’il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion des stocks. Si vous avez une boutique en ligne Shopify, la gestion des stocks est déjà intégrée à votre magasin.

Quel que soit le système que vous utiliserez, les 8 techniques suivantes vous aideront à mieux gérer vos stocks et flux de trésorerie.

1. Points de commande

Simplifiez votre processus de gestion des stocks en établissant, pour chacun de vos produits, un niveau de stock minimal ou point de commande. En d’autres termes, cela consiste à détenir uniquement la quantité minimale de produits qui est nécessaire au fonctionnement de votre activité, et ce, à tout moment. Lorsque la quantité d’un produit baisse en dessous de celle prédéfinie, la commande de réapprovisionnement doit alors être passée.

Au moment de vous réapprovisionner, l’idéal consisterait à commander pour chaque produit la quantité nécessaire pour atteindre le point de commande prédéfini ; ces niveaux de stock minimaux varieront en fonction du produit, de la rapidité à laquelle il se vend, et du temps requis pour l’avoir de nouveau en stock.

Même s’il sera indispensable d’effectuer quelques recherches et de réfléchir à l’avance, le fait de définir des points de commande vous permettra de prendre des décisions bien pensées plus rapidement ; et permettra à votre personnel de faire de même pendant votre absence.

Rappelez-vous que les conditions changent au fil du temps. Révisez vos points de commande quelques fois par an pour vous assurer qu’ils ont été fixés adéquatement. Si un changement se produit à l’improviste, n’hésitez pas à modifier vos points de commande (en les baissant ou en les augmentant) pour vous ajuster à la situation.

2. Premier entré, premier sorti (PEPS)

Le principe « premier entré, premier sorti » est un principe important de la gestion des stocks ; cela consiste à vendre en priorité le stock le plus ancien, et non le nouveau. Ce système de gestion vous sera particulièrement utile si vous vendez des produits périssables, afin d’éviter leur péremption.

Cette technique peut aussi être utilisée pour les produits non périssables. Si les mêmes produits sont toujours entreposés au fond des rayons, ils vont probablement se détériorer. En outre, l’emballage et les fonctionnalités changent souvent au fil du temps. Ainsi, cela vous permettra d’éviter d’avoir en stock des produits démodés qui ne se vendent pas.

Pour gérer un tel système fondé sur la date d’acquisition des produits, votre entrepôt doit être bien organisé. Il faudra s’assurer de remettre à l’avant les produits placés au fond des rayons, ou de toujours garder les plus anciens produits à l’avant. Si vous collaborez avec une société d’entreposage et de traitement des commandes, les membres du personnel seront probablement déjà habitués à procéder ainsi ; il serait toutefois préférable que vous les contactiez pour confirmer que c’est bien le cas.

3. Gestion des relations client-fournisseur

Une capacité d’adaptation rapide est essentielle à une gestion efficace des stocks. Qu’il s’agisse de retourner un produit qui se vend très lentement pour le remplacer par un nouvel article, de recommander rapidement un produit très vendu, de régler les problèmes liés à la fabrication des marchandises, ou d’augmenter temporairement votre espace d’entreposage ; il est important d’entretenir une bonne relation avec vos fournisseurs. Ainsi, ils seront plus disposés à adopter une attitude compréhensive au moment de résoudre les problèmes pouvant survenir.

Le fait d’entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs de produits vous procurera d’autres avantages ; en particulier au moment de négocier les quantités minimales de commande. N’ayez pas peur de négocier des quantités minimales plus basses pour ne pas avoir à gérer un stock trop important.

Entretenir une bonne relation client-fournisseur ne se résume pas à être amical. Vous devez informer vos fournisseurs des périodes où vous prévoyez une augmentation des ventes afin qu’ils puissent augmenter la production. Si vous n’arrivez pas à vendre un produit, discutez-en avec eux ; cela vous permettra de suspendre vos promotions ou de chercher un substitut provisoire.

4. Planification d’urgence

Beaucoup de problèmes liés à la gestion des stocks peuvent survenir. Les problèmes de ce type peuvent être paralysants pour les entreprises mal préparées. Par exemple :

• Il se pourrait que vos ventes augmentent de façon inattendue et que vous vendiez plus de produits que vous n’en avez réellement en stock
• Vous pourriez vous retrouver en déficit budgétaire et ne pas disposer des liquidités requises pour commander un produit dont vous avez désespérément besoin
• Votre entrepôt pourrait ne pas disposer de l’espace nécessaire à l’entreposage de vos marchandises lors des périodes d’activité soutenue.
• Une mauvaise estimation de vos niveaux de stocks pourrait négativement affecter vos projections de vente
• Un produit qui se vend très lentement pourrait finir par occuper la majorité de votre espace d’entreposage
• Votre fournisseur pourrait se retrouver en rupture de stock alors que vous avez des commandes en suspens
• Votre fournisseur pourrait arrêter la fabrication d’un produit sans préavis

Il est donc important de savoir prédire le moment où un problème pourrait survenir. Identifiez les activités à risque et élaborez un plan d’urgence. Comment allez-vous réagir ? Quelles mesures allez-vous prendre pour résoudre le problème ? Quel impact cela aura-t-il sur les autres aspects de votre entreprise ? Rappelez-vous que des relations client-fournisseur bien entretenues peuvent avoir un impact positif significatif sur votre capacité à gérer efficacement les moments difficiles.

5. Contrôles fréquents

Il est essentiel d’effectuer régulièrement des opérations de rapprochement. Dans la plupart des cas, vous vous fonderez sur l’utilisation de logiciels et sur les rapports de votre entrepôt pour connaître la quantité théorique de produits en stock. Cependant, il est important de s’assurer que le stock théorique correspond bien au stock réel. Pour ce faire, il existe plusieurs méthodes :

Inventaire physique

Réaliser un inventaire physique revient à compter tous vos produits à la fois. Plusieurs propriétaires d’entreprise réalisent un inventaire physique en fin d’année ; puisqu’ils préparent en même temps leur comptabilité et le paiement des impôts sur le revenu. Même si les inventaires physiques ne s’effectuent généralement qu’une fois par an, ils peuvent être très gênants à réaliser pour les entreprises. Si vous trouvez un écart, en connaître la cause peut se révéler une tâche éprouvante.

Contrôles ponctuels

Si vous avez l’habitude de réaliser un inventaire physique complet en fin d’année, et que vous rencontrez souvent des problèmes ; ou que vous détenez beaucoup de produits en stock ; vous devriez commencer à effectuer des contrôles ponctuels au cours de l’année. Cela reviendrait à comparer la quantité réelle d’un produit donné à celle que vous devriez normalement détenir. Vous pouvez effectuer ces contrôles à tout moment ; toutefois, ces vérifications ponctuelles devraient être réalisées en plus de l’inventaire physique et non à titre de remplacement. Au moment d’effectuer des contrôles ponctuels, vous devriez vous concentrer en particulier sur les produits qui se vendent très rapidement ou qui posent souvent problème.

Inventaire tournant

Au lieu de réaliser un inventaire physique complet en fin d’année, certaines entreprises réalisent un inventaire tournant pour contrôler leur stock réel. Au lieu de compter tous les produits à la fois lors d’un inventaire physique réalisé en fin d’année, l’inventaire tournant vous permet d’étaler les opérations de rapprochement tout au long de l’année. Chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, un produit différent devrait être contrôlé. Il existe plusieurs méthodes pour identifier les articles devant être comptés en priorité ; mais, en général, les articles à forte valeur devaient être comptés plus fréquemment.

6. Analyse ABC

Certains produits requièrent plus d’attention que d’autres. Utilisez une analyse ABC pour déterminer vos priorités dans le cadre de la gestion de vos stocks. Séparez les produits auxquels vous devriez accorder le plus d’importance de ceux qui sont moins importants. Pour ce faire, vous pouvez affecter chaque article figurant sur votre liste de produits à l’une de ces trois catégories :

A – Produits de haute valeur qui ne se vendent pas souvent

B – Produits de valeur moyenne qui se vendent de façon modérée

C – Produits de faible valeur qui se vendent beaucoup

Les articles de la catégorie A requièrent une attention particulière ; leur impact financier est considérable, mais leur vente est imprévisible. Les articles de la catégorie C nécessitent moins d’attention ; leur impact financier est moindre, et ils se vendent de façon très soutenue. Les articles de la catégorie B représentent le point de milieu entre les deux catégories.

7. Projections précises

Une prévision précise de la demande constitue un aspect essentiel d’une bonne gestion des stocks. Ne vous méprenez pas, il s’agit d’une tâche difficile à accomplir. Il y a beaucoup de variables à prendre en compte et des imprévus surviennent souvent — mais, vous pouvez vous organiser à l’avance. Voici certains points à considérer au moment de prévoir vos ventes futures :

• Tendances du marché
• Volume des ventes enregistré la même semaine de l’an passé
• Taux de croissance de l’année en cours
• Ventes garanties provenant des contrats et des abonnements
• Saisonnalité et état général de l’économie
• Promotions à venir
• Dépenses publicitaires prévues

S’il existe d’autres facteurs pouvant vous aider à réaliser des prévisions plus précises, assurez-vous de les inclure.

8. Envisagez de vendre en dropshipping

Le dropshipping représente sans aucun doute une solution idéale du point de vue de la gestion des stocks. Au lieu d’avoir à tenir du stock et à expédier les produits vous-même (que ce soit en interne ou en collaborant avec des solutions logistiques de tiers), le fabricant/grossiste se charge de le faire à votre place. Cela revient essentiellement à éliminer les opérations de gestion des stocks de vos activités d’entreprise.

Plusieurs grossistes et fabricants proposent des services de vente en dropshipping, mais même si ce n’est pas actuellement le cas de votre fournisseur, il pourrait accepter de travailler ainsi si vous lui en parlez. N’ayez pas peur de demander. Même si les produits vendus en dropshipping coûtent légèrement plus cher que ceux vendus en gros, vous n’aurez pas à débourser de frais liés à l’entreposage du stock et au traitement des commandes.

Il est temps d’avoir le plein contrôle sur la gestion de vos stocks et d’arrêter de perdre de l’argent. Choisissez la technique de gestion des stocks la mieux adaptée à votre entreprise, et commencez à la mettre en œuvre dès aujourd’hui.