Le temps, comme l’argent, est l’une des ressources les plus précieuses aux yeux des propriétaires d’entreprises ; l’expression « le temps est de l’argent » illustre ainsi parfaitement la situation de la plupart des entrepreneurs. Après tout, vous ne disposez que de 24 heures par jour ; la façon de gérer votre temps acquiert par conséquent une importance capitale.
Il existe de nombreux conseils qui expliquent comment améliorer sa productivité ; la plupart étant destinés à un public général. Toutefois, dans cet article, nous vous présentons les 10 meilleures astuces de productivité destinées précisément aux marchands et aux e-commerçants. Elles peuvent être mises en pratique immédiatement et fournir des résultats mesurables ; et vous aideront à gérer les heures de votre journée plus efficacement, à gagner du temps, et espérons-le, à gagner plus d’argent.
Démarrez votre journée tôt et créez de bonnes habitudes
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Qu’ont en commun le fondateur du groupe Virgin, Richard Branson, et le PDG d’Apple, Tim Cook ? Ils démarrent tous deux leur journée avant le lever du soleil. Ils ont découvert l’un des plus grands secrets de productivité qui existent. D’innombrables études ont déjà montré que le fait de se réveiller tôt favorise la productivité, et des entrepreneurs prospères du monde entier attribuent leur succès à cette habitude.
Vous disposez de plus de volonté très tôt le matin ; cela explique en partie pourquoi le fait de commencer sa journée plus tôt est lié à une productivité plus accrue. Selon un article du magazine Entrepreneur, la volonté est un « muscle » qui se fatigue par une utilisation excessive. Lorsque vous faites face à des décisions et des personnes difficiles tout au long de la journée, votre volonté s’épuise peu à peu. Cela explique pourquoi la plupart des gens préfèrent pratiquer du sport le matin plutôt que le soir.
Il est évident qu’il faut du temps pour devenir une personne matinale. Votre corps et votre esprit ont besoin de temps pour apprendre à suivre une nouvelle habitude à long terme. Il est toutefois certain que les entrepreneurs à succès suivent des habitudes de façon stricte ; qu’il s’agisse de méditer, de s’habiller d’une façon bien précise, ou de consommer chaque jour le même repas à la même heure. Il s’agit de décisions déjà prises, qui vous fournissent l’espace nécessaire pour vous concentrer sur des tâches plus importantes, comme la gestion de votre entreprise.
Créez des listes de tâches
Si vous gérez plusieurs projets différents, il est préférable de documenter votre avancement par écrit pour éviter d’éventuels oublis. La création de listes de tâches peut être considérée comme la pierre angulaire de l’esprit entrepreneurial. Ces listes permettent aux entrepreneurs et aux e-commerçants en manque de temps de repérer rapidement les tâches à accomplir et de les hiérarchiser adéquatement.
Vous êtes probablement déjà conscient de l’importance des listes de tâches, et le fait qu’elles soient utilisées par de nombreux entrepreneurs prospères démontre leur efficacité. Au commencement de chaque journée, mettez par écrit les tâches intimidantes et urgentes, et accomplissez-les en priorité.
Certaines tâches dont dépend le bon fonctionnement de votre entreprise — comme le paiement de vos factures Internet et d’électricité — peuvent également être considérées comme étant prioritaires, aussi faciles à accomplir soient-elles.
Pour créer des listes efficaces, il est important de diviser les gros projets en petites tâches plus facilement gérables. Il serait ainsi inutile d’écrire « Multiplier le volume des ventes de mon e-boutique par deux lors des six prochains mois ». Au lieu de cela, il faudrait diviser cet objectif en plusieurs étapes comme : générer plus de trafic, optimiser les conversions, contacter des influenceurs sur Instagram ; pour n’en citer que quelques-unes. Vous maximiserez ainsi votre productivité.
Vous êtes prêt à créer votre propre liste de tâches ? Même si vous pouvez le faire à l’ancienne avec du stylo et du papier, voici certains outils et applications qui vous permettront de conserver des copies digitales de vos listes et de les synchroniser entre plusieurs appareils :
Évitez le désordre
Il est difficile d’être productif dans un environnement désordonné ; mettez par conséquent de l’ordre dans votre espace de travail (bureau, point de vente, etc.). D’après Fast Company, le fait de mettre de l’ordre dans un environnement de travail est la façon la plus rapide et la plus facile d’améliorer la productivité. Le désordre impacte négativement la clarté mentale. Il vous sera difficile d’accomplir quoi que ce soit si votre bureau est couvert de paperasse.
Le « désordre digital » peut être tout aussi nuisible que le « désordre physique ». Assurez-vous d’organiser efficacement vos fichiers et documents digitaux sur votre ordinateur pour être en mesure de facilement les trouver, et optimisez l’expérience de navigation sur votre boutique en ligne. Votre interface d’administration devrait également vous permettre de gérer de façon fluide votre site e-commerce.
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Évitez les interruptions
Bien que les smartphones soient les appareils les plus utiles jamais inventés — la plupart des gens ne pouvant probablement pas s’en passer — ils peuvent être une source de distractions continues. Nous ne faisons pas uniquement allusion aux réseaux sociaux et aux applications, mais également aux appels, aux SMS, et aux e-mails.
Afin d’optimiser votre productivité, il est préférable de n’utiliser votre téléphone et de ne consulter votre boîte de réception que vers la fin de votre journée de travail. Une enquête menée par Deloitte a montré que 40 % des gens consultent leurs téléphones au cours des 5 minutes suivant leur réveil, 20 % d’entre eux le faisant immédiatement. Selon un article de Psychology Today, ce comportement se révèle improductif puisqu’il vous pousse dès le début de la journée à adopter un état d’esprit réactif.
Au cours de votre journée de travail, n’ayez pas peur d’activer votre messagerie vocale pour ne pas avoir à répondre aux appels. Selon Business Insider, Beth Doane, fondatrice de la marque de vêtements bios Raintees, ne répond que très rarement aux appels téléphoniques. Doane reçoit tous les appels non programmés sur sa boîte vocale ; autrement, elle affirme qu’elle ne pourrait rien accomplir.
« Je rappelle à la fin de la journée toutes les personnes ayant tenté de me joindre, et si quelqu’un a réellement besoin de me parler, le téléphone de mon assistante est inclus dans le message de la boîte vocale ; c’est elle qui évalue l’importance de l’appel » affirme-t-elle.
Lorsque vous travaillez sur des tâches importantes, envisagez de mettre de côté votre téléphone afin qu’il soit hors de votre vue et de votre esprit. Après tout, même le son très faible d’un téléphone qui vibre peut vous distraire. Éviter de consulter son téléphone le matin et ignorer les appels qui ne sont pas importants au cours de la journée sont ainsi d’autres bonnes habitudes à prendre ; même s’il faut parfois du temps pour les construire.
Concentrez-vous de façon sélective
Si chaque fois que vous accomplissez et rayez des tâches de votre liste, vous réalisez que vous devez en rajouter de nouvelles pour poursuivre votre avancement ; il se pourrait que vous perdiez votre concentration en remarquant que le travail ne semble jamais s’arrêter. Toutefois, si vous souhaitez devenir plus productif, vous devez apprendre à vous concentrer de façon sélective sur chaque tâche ; quelle que soit la situation.
Les experts soutiennent que le « multitâche » ou « multitasking » peut en effet nuire à la productivité, et les entrepreneurs et e-commerçants doivent apprendre à travailler sur chaque tâche de façon individuelle. Cela pourrait signifier dédier deux heures entières à la gestion des stocks, pour consacrer ensuite une autre heure à la planification des horaires du personnel. Toutefois, il serait impossible d’accomplir ces deux tâches simultanément.
Contrôler son attention se résume à gérer efficacement les distractions de façon à obtenir des résultats de meilleure qualité plus rapidement.
Utilisez un système de gestion du temps
Savoir gérer efficacement son temps est une compétence qui s’acquiert petit à petit ; et lorsque vous vous lancez tout juste dans l’entrepreneuriat, il n’y a aucune honte à demander de l’aide. Il existe beaucoup d’applications et de logiciels de gestion du temps pouvant vous permettre d’éviter de travailler sur plusieurs tâches à la fois. Certains systèmes de gestion du temps, comme la technique Pomodoro et le système Eisenhower, sont également très appréciés des entrepreneurs.
Si vous souhaitez avoir une meilleure compréhension de la façon dont vous gérez votre temps, voici certains de nos outils favoris de suivi du temps :
Automatisez des tâches
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Si vous gérez votre activité seul, vous n’aurez ni le temps ni la capacité de tout faire vous-même. En automatisant les tâches longues et répétitives, vous pourrez les planifier à l’avance et ne plus y penser (les processus pouvant être automatisés par les entrepreneurs sont bien nombreux).
Le marketing des réseaux sociaux, par exemple, est devenu essentiel à la promotion de l’activité de tout marchand ou e-commerçant ; mais, qui a le temps de tweeter ou de publier sur Facebook et Instagram plusieurs fois par jour ? Il existe de nombreux outils comme Buffer et Hootsuite permettant de gérer les profils sociaux et de planifier la publication de contenu en ligne. Même si certains d’entre eux sont payants, ils vous permettront de gagner en efficacité et d’avoir des semaines de travail plus productives.
Le fait de se passer des documents en papier est également un moyen d’automatiser les opérations d’entreprise. Bien que cela puisse paraître intimidant au premier abord, certaines entreprises peuvent mieux fonctionner ainsi. Les reçus, les factures et les dépôts bancaires peuvent être facilement gérés en ligne. En conservant les factures de fournisseurs et les formulaires d’inventaires au format digital, vous n’aurez jamais besoin de fouiller des boîtes de paperasse pour trouver un document déterminé ; et si vous avez des employés, le fait de gérer en ligne leurs feuilles de présence et leurs informations vous permettra d’y accéder où que vous soyez.
Externalisez et déléguez
Même si vous automatisez un certain nombre de tâches, en tant qu’entrepreneur, vous ne serez pas en mesure de gérer tout le reste seul. Vous pouvez devenir plus productif en déléguant certaines tâches ; c’est aussi simple que cela. Il est essentiel d’externaliser et de déléguer lorsque vous êtes en mesure de le faire. Les activités comme la saisie de données et certains aspects du service client peuvent être externalisés à un coût abordable. Si vous gérez une activité en ligne, mais que vous ne possédez pas les compétences techniques pour créer ou réaliser une refonte de votre site web, vous gagnerez du temps en engageant quelqu’un qui se chargera de le faire à votre place.
Vous pourrez libérer plusieurs heures de votre journée en engageant des freelances ou des agences qui se chargeront d’accomplir ces tâches. Vous ne savez pas par où commencer ? Consultez les articles de notre blog pour plus d’informations à ce sujet.
Organisez-vous à l’avance
Vous vous fixez probablement des objectifs mensuels, annuels ou même à long terme à atteindre dans le cadre de votre activité ; mais, planifiez-vous votre temps de façon productive ? La plupart des gens planifient leur semaine le lundi matin ; alors que les entrepreneurs les plus productifs le font le vendredi.
Selon un article publié par Fast Company, vous devriez consacrer les 25 dernières minutes de votre vendredi à la planification de votre semaine à venir. Vous pourriez par exemple fixer un objectif pour le lundi, afin d’entamer la semaine en ayant l’esprit clair quant aux tâches devant être accomplies ; vous pourriez même programmer pour le lundi une activité que vous appréciez énormément pour être particulièrement motivé à démarrer votre semaine.
Une autre technique pour améliorer sa productivité consiste à travailler dans un environnement différent une fois par semaine ; vous pouvez planifier cela à l’avance également. Tracy DiNunzio, fondatrice et PDG de Tradesy, un site e-commerce de vente en gros d’articles vestimentaires, a confié à Business Insider qu’elle travaillait depuis son domicile une fois par semaine.
« J’essaie de travailler depuis mon domicile au moins un jour par semaine, et je réserve des plages horaires déterminées durant la journée au cours desquelles je me rends ponctuellement au bureau pour m’occuper des tâches prioritaires de ma liste sans interruption », affirme-t-elle.
Il vaut mieux accomplir 3 tâches correctement que travailler sur 10 projets à la fois sans réelle concentration.
Faites des pauses
Il faut apprendre à « ralentir » pour devenir plus productif, aussi contrintuitif cela puisse-t-il paraître. Pour affiner vos compétences et prendre du plaisir dans votre travail, il est vital de faire des pauses régulièrement. Cela ne fait pas uniquement allusion aux jours de vacances (et aux jours où vous êtes malade et décidez de ne pas travailler) ; mais également aux petites pauses tout au long de la journée. Un article publié par Fast Company suggère de considérer la journée comme une série de petits sprints et non comme un marathon.
D’après l’article : « Il vaut mieux travailler en étant très concentré durant des périodes de temps assez courtes et séparées de pauses, que travailler pendant de plus longues périodes en n’étant que partiellement concentré ». « Vous pouvez vous donner au maximum durant de courtes périodes de temps, tant que vous avez un point d’arrêt clairement défini. Après vous être reposé, vous pouvez sprinter de nouveau. »
Gérer efficacement son temps signifie également ne jamais programmer de réunions à l’improviste. Les réunions font souvent perdre beaucoup de temps, et l’on en sort parfois en ayant l’impression que rien n’a été réellement accompli. Programmez toujours vos réunions à l’avance, et faites le nécessaire pour en tirer des conclusions qui vous aideront à avancer plus vite.
Finalement, il est aussi vital de prendre du temps pour soi-même ; pour voir les amis et la famille, ou peut-être passer du temps ininterrompu avec vos enfants et votre conjoint(e). Les entrepreneurs ont souvent l’impression qu’il est indispensable de passer toute la journée à travailler. Après tout, si vous ne vous donnez pas au maximum pour accomplir plus de choses, qui le fera à votre place ? Toutefois, il s’agit d’une mauvaise approche. Le fait de passer du temps en dehors du travail vous permettra de reposer votre esprit et de continuer à être motivé et productif sur la durée.
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